香港境外投資備案所需的文件及其要求如下：

一、主要文件

1.《境外投資備案表》

要求：加蓋申請企業印章，確保信息的真實性和完整性。

2.營業執照副本復印件

要求：清晰、完整，并加蓋企業公章以確認其真實性。

對外投資設立企業或并購相關章程（或合同、協議）

要求：明確投資金額、投資目的地、投資方式等關鍵信息，并加蓋企業公章。

3.相關董事會決議或內部決議

要求：決議中應明確同意進行境外投資，并包含投資金額、投資目的地、投資方式等詳細信息。決議需由董事會成員或相關負責人簽字，并加蓋企業公章。

4.境外投資真實性承諾書

要求：企業需簽署并提交境外投資真實性承諾書，承諾所提供的所有材料真實、完整、合規。

5.財務與審計報告

包括近一年的財務審計報告、投資資金來源和使用計劃，以及預期的收益預測。

要求：審計報告應由獨立的第三方會計事務所出具，確保財務信息的真實性和準確性。資金來源和使用計劃需詳細列明，并加蓋企業公章。

6.境外公司章程（如適用）

要求：明確擬設立境外企業的章程，包括企業的組織結構、經營范圍和運營方式等。

7.股權架構圖

包括追溯至終實際控制人的投資主體股權架構圖，以及境外投資企業的股權架構圖。

要求：清晰展示企業的股權結構和實際控制人情況，確保信息的真實性和準確性。

前期工作落實情況說明

包括盡職調查、可行性報告等前期工作的落實情況說明。

要求：詳細闡述前期工作的內容和結果，確保項目的可行性和真實性。

二、其他可能需要的文件

投資計劃書或項目可行性研究報告

詳細闡述投資項目的目標、規模、方式、地點、內容等，包括市場前景、技術可行性、經濟收益等方面的分析。

投資合同或協議

與投資項目相關的合同、協議等法律文件，如投資協議、股權轉讓協議等。

資金來源證明

如銀行存款證明、貸款意向協議等，用于證明投資資金來源的合法性和真實性。

其他相關文件

根據具體情況，可能還需要提供其他相關材料，如企業決策文件、匯款憑證、投資環境分析評價報告等。

三、文件要求

真實性：所有提交的文件必須真實可靠，任何虛假信息都可能導致申請被拒絕或面臨法律后果。

完整性：確保所有必要的文件都已齊全，并符合相關法規和政策的要求。

合規性：所有文件需符合相關法規和政策的要求，包括格式、內容、簽署等方面的規定。

時效性：部分文件可能具有時效性要求，如審計報告需在規定時間內出具，并加蓋有效的會計師事務所印章。